Por: Humberto Raya
¡Qué tal, amigos! En mi colaboración de esta semana con Urbano Noticias Puebla y Tlaxcala, quiero compartir con ustedes una anécdota que me sucedió al inicio de mi carrera profesional y que me ayudó a eliminar un desperdicio que es muy común, pero del que difícilmente nos damos cuenta: el del talento desperdiciado.
Mientras estudiaba la escuela secundaria y mi carrera, trabajé con familiares, pero, una vez concluida mi carrera, solicité empleo en una empresa automotriz y fui aceptado. El contraste entre trabajar para una empresa familiar pequeña y trabajar para un corporativo multinacional no puede ser más contrastante. De repente mi día se llenaba con requerimientos para atender juntas de manera consecutiva durante todo el día, dejando solo una fracción de mi tiempo disponible para realmente realizar mi trabajo.
La filosofía era tener juntas con varios departamentos y divisiones tan frecuente como fuera posible para que “todos estuviéramos comunicados y en sincronía”. Les puedo decir que a la mayoría de las juntas llegaba sin saber ni siquiera de qué se iba a tratar: no había agenda, puntos a resolver, información preparada con anticipación ni objetivos. Creo que esto les va a sonar muy familiar a más de uno. Para colmo, invariablemente las juntas se programaban de manera estándar con una duración de una hora mínimo y la participación era de por lo menos 20 personas. Al ser juntas consecutivas, me veía constantemente presionado para salir corriendo de una junta y llegar a la próxima.
Como no había agenda ni entregables, llegaba con un bloque de papeles con todo tipo de información por si acaso me hacían alguna pregunta. Nadie cuestionaba esta locura y se había convertido en el estilo de trabajo reinante de la organización. De alguna manera me hacía sentir importante que me invitaran a tantas juntas, pero al día de hoy no recuerdo si en el transcurso del primer año participé siquiera con un comentario o aportando ningún dato.
Viéndolo en retrospectiva, creo que mi eficiencia era de un 10 a un 15%, pero estaba ocupado un mínimo de 10 horas al día, porque además era mal visto por el jefe de nuestro departamento que nos fuéramos a nuestra hora oficial de salida y él mismo programaba juntas una o dos horas después de la salida para obligarnos a quedarnos en la oficina. Para quien, como yo, no teníamos carro, era un verdadero martirio, pues había que estar buscando quién nos diera “aventón” de regreso a la civilización.
Algo similar me sucedió en otras 3 empresas grandes en las que laboré. Me refiero a empresas con miles de empleados y cientos o miles de millones de dólares en ventas que, inexplicablemente, creían que el mantener al personal brincando de junta en junta generaba algún tipo de valor.
Cuando finalmente tuve una posición de autoridad, puse unas cuantas reglas básicas al personal que me reportaba antes de que programaran una junta:
- Sólo manda a llamar a una junta si esto no se puede resolver con un correo electrónico, teniendo en cuenta que un correo es para transferir datos, y una junta es para comunicar y acordar soluciones.
- Limita el número de participantes a no más de 5, de ser posible. La cantidad de gente que asiste a una junta es inversamente proporcional a los acuerdos logrados.
- Manda por adelantado el temario de la junta, los objetivos, las responsabilidades, las fechas límite de cada actividad relevante y la información necesaria para tomar decisiones.
- La junta es básicamente para confirmar que todo va marchando a tiempo o para que alguien solicite ayuda. Si es esto último, quien solicita la ayuda se junta posteriormente con la persona o personas que lo pueden ayudar. De esta manera se evita que la junta tome desviaciones y aburra a quien no está directamente involucrado con el problema.
- Sólo programa el tiempo exacto que necesitas… y si es más de 20 minutos, es que no te has preparado lo suficiente. Si dura menos, NO la alargues sólo para completar el tiempo reservado.
- El 95% de las veces, una plática cara a cara o una llamada telefónica te pueden evitar el tener que organizar una junta. ¿Ya lo intentaste?
- Truco psicológico 1: no programes el inicio en horas cerradas. Es mejor poner 10:15 AM en lugar de 10:00 AM. La gente lo va a recordar mejor.
- Truco psicológico 2: programa la junta poco antes de la hora del receso, hora de la comida u hora de la salida. Eso va a hacer que se minimicen las demoras.
- Truco psicológico número 3: si uno o varios participantes tienden a extenderse de más, entonces llama a junta en un lugar donde todos deban estar de pie y pídele a la persona que habla mucho, que prepare sus ideas por anticipado y por escrito y te las mande.
Espero que estos pequeños consejos te sirvan. Un último punto: ¿Has escuchado de la junta “Top Five”? Es una junta operacional que dura un máximo de 5 minutos y es sumamente efectiva. Si quieres saber más acerca de cómo implementarla con éxito, no te pierdas mi próxima colaboración. Recuerda seguirme en redes sociales y contáctame si tienes dudas o quieres que trate algún tema específico. ¡Hasta la próxima colaboración!
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