Hace poco menos de un año mi gerente de operaciones implementó la junta “Top 5”. Es un a junta donde los líderes del área de operaciones se reúnen al principio del día para ver los asuntos más importantes del día anterior, más las metas de ese día. La manera en como lo hizo es la siguiente:
- Se reúnen frente al pizarrón de indicadores de calidad que está en medio del área de producción
- Todos están de pie
- El facilitador de la junta se va rotando entre los participantes
- Se repiten las 3 reglas de la empresa, en orden de importancia y dando ejemplos prácticos: seguridad, calidad y mejora continua
- El pizarrón tiene un área donde se anotan los problemas que se deben resolver en menos de 24 horas y otra área donde van los problemas que se van a tardar más tiempo (y se pone fecha compromiso y responsable)
- Cada participante menciona si el día anterior cumplió sus metas y si necesita apoyo de alguien más para cualquier tema (el que sea). Si necesita apoyo, se anota también en el pizarrón, pero eso ya lo tratan los interesados juntándose por su cuenta
- Se confirma si los problemas de menos de 24 horas si se resolvieron y el avance de los problemas de más largo plazo
- Si hay un tema específico con alguien que no participa regularmente en la junta, se le invita a la siguiente junta solamente
Como podrán imaginar, esta junta dura en promedio 5 minutos o menos, ayuda a que todos estén en sincronía y enterados de asuntos relevantes, pero no le quita el tiempo a nadie.
Este es un ejemplo claro de cómo mantener la comunicación, pero al mismo tiempo evitar el desperdicio de talento. En un principio hubo que hacer algunos ajustes, pues no lograban terminar en los 5 minutos. Sin embargo, al poco tiempo ya lo estaban logrando y a la fecha es una junta que genera valor agregado al área de operaciones.
¿Qué otras iniciativas hemos implementado que ayudan no sólo a eliminar el desperdicio de talento, sino que incluso incrementan el valor de nuestros empleados?
Si la empresa tiene 3 reglas, debemos entonces educar a nuestro equipo de trabajo en qué significan cada una de ellas, cómo su participación diaria ayuda a cumplirlas y las posibles consecuencias cuando alguna de ellas no se sigue.
Empecé creando presentaciones de PowerPoint con un máximo de 10 diapositivas, muchas imágenes y pocas palabras, intentando que incluso las imágenes clave sean graciosas o tipo caricatura para que se graben mejor y al presentar el curso, la duración debe ser de 20 minutos máximo. ¿Por qué 20 minutos máximo? Porque en mi experiencia personal, después de 20 minutos el nivel de atención baja mucho. Tengo siempre mucho cuidado que cuando estoy explicando la diapositiva, NO la leo ni repito palabra por palabra lo que dice. Más bien yo platico el sentido de la diapositiva y lo que puse por escrito es un mensaje breve que sintetiza la idea total.
Como bono, los participantes pueden comer o beber mientras atienden el curso. Esto los relaja y lo ven más como un descanso y un entretenimiento, que una tarea. Tengo la teoría que haciendo esto, el cerebro es más receptivo y la gente está más dispuesta a atender la sesión. De hecho si pasan más de un par de semanas sin curso, han llegado a preguntar cuándo va a ser el próximo.
Ya tenemos un catálogo de casi 20 cursos de capacitación que toda la Planta ha tomado (incluyendo administrativos, indirectos, etc.) y considero que ha sido parte de la clave para ir generando una cultura de mejora continua y mostrar a nuestra gente que nos interesa su desarrollo.
¿Te interesaría algún tema en específico y quieres que lo abordemos en este espacio? ¡Con gusto! Mándanos un mensaje en nuestras redes sociales.
Sigue la información de última hora en las redes sociales de URBANO Noticias Puebla y Tlaxcala